應付A(H1N1) 制訂「業務持續規劃」

[作者：梁兆昌，刋於 PC3 Corporate Vol27 July 2009]

H1N1甲型流感的爆發，引起全世界的恐慌。它不但導致人命的損失，亦對各行業的營運造成沖擊。全球的交通航運的流量和效率大減，有些公司索性取消商務外訪，一些地方的食物出口受影響、藥物和衛生用品的供應有壓力；各機構又要設法減少人員互相感染的機會，和擔憂一旦需要關閉，如何保持業務繼續運作，中小型企業的人事資源缺乏，調度的困難更大。

制訂「業務持續規劃」（Business Continuity Plan，簡稱BCP），可以為機構提供資源和訊息，做好準備，應付意外，減少對基要業務（critical business）所造成的沖擊。大家可能聽過災難復原計劃（Disaster Recovery Plan，簡稱DRP），DRP祇著眼於IT基建的持續運作，不適用於H1N1甲型流感對業務造成的沖擊——人事的持續性，BCP涵蓋整體持續性（人事、業務程序和IT基建）的管理和規劃，可以派上用場。

BCP並非甚麼高深理論，它有一套框架（註一），幫助制訂各項應變計劃（Contingency Plan）去處理不同性質的意外。大型流行病（pandemic），如SARS、禽流感和H1N1甲型流感的應變計劃，都是大同小異，祇要你熟悉自己的業務，和運用創意，就可以制訂良好的計劃。記著，沒有一個BCP樣板可以世界通行，不同行業、不同機構的BCP都有所不同。以下簡述制訂計劃的要點：

首先，管理層須給予業務持續規劃的承諾，是成功的關鍵，保證政策制定和推行、資源調動暢通無阻。

第二，你要充份瞭解甚麼是最重要的業務和功能、誰是最重要不可缺少的員工、中間有甚麼依賴關系和相互依賴關系，然後評估大型流行病對基要業務帶來些甚麼沖擊，例如，人員感染和隔離造成崗位空缺、影響顧客信心。BCP就是聚焦在確保這些基要業務的持續運作。

第三、是決定業務持續的策略。對付大型流行病，通常是減少接觸傳染的機會（控制旅遊、訪客控制）、個人衛生、分拆運作和遙距工作程序，解決供應源和銷售流通量的問題，還有，不要忽略照顧員工和顧客的情緒和心理壓力。

第四、有了方向，便可製定具體實施的方法。例如，在行政管理上如何分隔客人和員工，在人事政策上訂明處理懷疑病患者的方法，甚麼情形要待在家中；在日常工作上，為重要的工種安排後備人員輪替；在資訊基建設施方面，要預備足夠的容量，讓逗留在家的同事可以透過安全的遙距存取服務工作。業務持續規劃不能流於紙上談兵，須進行演練和檢討。

要有效實施計劃，需要透過教育、溝通來令員工瞭解自己在計劃中的角色，建立支持業務持續的文化是十分重要。

總結2003年SARS爆發悟出的經驗，資訊的準確性、透明度和傳播的速度，直接影響決策的質素和市民的信心，是應付大型流行病威脅的關鍵。在香港發現首宗確認病例後，一班由醫學界與資訊科技界的朋友發起建立 H1N1.hk（註二）一個非牟利的民間Web 2.0 平台和社會媒體網絡，讓市民可與專家可以在網站討論問題，交流意見、分享經驗和感受，共同對抗疫情。我也有參與其中的工作，很高興能認識一群有承擔的醫生和IT朋友，我希望能將所學的做點事，撰寫分別適用於中小企和學校使用的H1N1應變計劃，為抗疫做點貢獻。不過，中小企業五花八門，究竟應分成幾個大類？對這方面很需要多些中小企業的人士給予意見，和幫助翻譯工作，如果你能幫忙，請電郵聯絡我（sc@itvoice.hk）。

註一： BCI Good Practice Guidelines - http://wwww.thebci.org/gpg.htm
註二： H1N1.hk 流感e友 - http://www.h1n1.hk/

有關學校用的H1N1應變計劃，請參考： http://www.h1n1.hk/?p=547